18 березня 2019 року відбулася чергова оперативна нарада при ректорі університету. У нараді взяли участь проректори, декани факультетів, голова профкому, заступник завідувача навчально-методичного відділу, головний бухгалтер університету, завідувач загального відділу. Темою наради було обговорення питання ведення діловодства в КДПУ. Доповідала завідувач загального відділу Суліма С.М.
У своїй доповіді Світлана Миколаївна наголосила на основних функціях та завданнях загального відділу, дала стислий огляд роботи відділу. Так, у 2018 році було зареєстровано 1553 вхідних та 1803 вихідних листів до установ, організацій та фізичних осіб. За 2018 рік в університеті видано майже 2400 наказів за різними напрямками діяльності університету: з основної діяльності, з особового складу працівників, про надання відпусток, про зарахування, переведення та відрахування студентів, про відрядження. Задля вдосконалення роботи з підготовки проектів наказів з особового складу студентів заплановано оновити зразки наказів для деканатів.
У доповіді та в процесі обговорення торкнулися питання електронного документообігу, зокрема схвальну оцінку отримало оприлюднення розпорядчих документів на сайті університету.
В обговоренні виступила декан факультету мистецтв Шрамко О.І., яка висловила пропозицію переглянути номенклатуру справ по деканату. Перший проректор Остроушко О. А. висловилася про форми документів з підготовки кадрів, зокрема про форми освітньо-професійних програм, документів приймальної комісії, програм навчальних дисциплін, звернула увагу на точність і правильність інформації у довідках про навчання.
Підсумовуючи обговорене, ректор Шрамко Я.В. наголосив, що стан ведення діловодства є одним із важливих аспектів діяльності університету, робота з оформлення документації налагоджена та відпрацьована, перехід від паперового виду документації до електронного пройшов вдало і сприймається позитивно. Ярослав Владиславович наголосив, що й надалі слід прагнути до відходу від паперових форм документів, зокрема варто відмовитися від паперових копій наказів із особового складу студентів, запровадивши натомість електронну розсилку відсканованої копії.
У різному виступили:
- проректор з науково-педагогічної роботи Лисечко В.П., який нагадав про участь в правопросвітницькому проекті серед студентської молоді «Я маю право!».
